Conoce el método de productividad Getting Things Done
Muchas veces nos encontramos en problemas al momento de conseguir nuestras metas personales y profesionales. Es común que por alguna u otra cuestión terminamos por posponer actividades, las olvidamos o simplemente estamos tan abrumados por la carga de trabajo que no sabemos por donde empezar.
Para ello, David Allen ha creado un método llamado “Getting Things Done” o GTD. Este es un sistema que diseñó para llevar a las personas paso por paso de simples ideas o pensamientos a la concreción de sus metas y objetivos. Este planteamiento funciona a nivel personal como organizacional, de ahí su éxito e implementación en muchos casos de éxito.
La metodología es muy simple, lo que facilita el mismo proceso de productividad y consiste en una serie de pasos que son: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer. Revisemos en que consiste cada una de estas etapas.
Recopilar
El primer paso es reunir toda la información, ideas o pensamientos en un lugar, al que se le denomina como cesto. Aquí se reúne lo que posteriormente se puede convertir en un proyecto, sin embargo todavía no está listo para comenzar.
Procesar
Es importante comenzar por un elemento y no tratar más de uno a la vez. Aquí es donde analizamos la idea para definir si es accionable, es decir, si se puede trabajar sobre ella con nuestras posibilidades o no. Si la respuesta es positiva, pasamos al siguiente paso, si es negativa, entonces podemos descartarla por completo, almacenarla para más tarde o archivarla como referencia.
Organizar
Aquí es donde establecemos un esquema de trabajo, en otras palabras, acciones concretas que realizaremos una tras otra. Una planeación que requiera una sola acción para realizarse deberá llamarse una tarea, mientras que una sucesión de acciones es un proyecto.
Deberemos delegar y estar al pendiente de lo que otros puedan encargarse en el caso de proyectos o tareas colectivas. De igual forma es posible ponerlo en lista de espera, para ello en este paso es clave crear un sistema de recordatorios amigable y accesible.
Existe algo llamado “la regla de los 2 minutos”. Si una tarea puede hacerse en 2 minutos o menos debes realizarla al momento. Así, reduces tu lista de pendientes y avanzas en tu productividad.
Revisar
Para evitar que seguir el método GTD se convierta en otra forma de procrastinar es necesario revisar constantemente nuestra lista de pendientes. Lo más recomendable es establecer un momento de nuestro día dedicado exclusivamente a la revisión de nuestras actividades, dándoles prioridad según fueron llegando a nuestras manos
Hacer
Llegamos al último paso. Aquí es donde toda la organización previa da sus frutos. Solamente debes seguir tu lista de actividades ya bien marcadas para concretar esa meta que comenzó con una simple idea. Para evitar la desidia y la saturación, es necesario tener bien en claro que es lo que debemos hacer y ponerlo en marcha, un paso tras otro.
Esta es una forma sistemática de ayudarte a organizar todas esas tareas y pendientes que se salen de control en el ajetreo del día a día. Seguir esta técnica puede ayudar a pasar de una jornada laboral tediosa y cansada a una muy productiva y dinámica.
